‘Pepperflow geeft uniformiteit aan de opvolging van onze projecten, meerjarenplanning én organisatiebeheersing’

3 min.

Klantcase Gemeente Sint-Katelijne-Waver

‘Pepperflow geeft uniformiteit aan de opvolging van onze projecten, meerjarenplanning én organisatiebeheersing’

Zomer 2020. Het college van de gemeente Sint-Katelijne-Waver besluit om met Pepperflow te gaan werken. Daarmee is dit een van de eerste gemeenten in Vlaanderen die Pepperflow omarmen. Hoe hebben zij de overstap naar Pepperflow ervaren? En wat is voor hen de meerwaarde van Pepperflow? We vragen het aan financieel directeur Britt Van den Broeck en diensthoofd van de dienst Organisatie Jan Van Bogaert.

Waarom hebben jullie voor Pepperflow gekozen?
Jan: ‘We waren al een paar jaar bezig met de opvolging van projecten, en bij de opmaak van het huidige meerjarenplan hadden we er ook al voor gekozen om de prioritaire acties op deze manier mee te gaan opvolgen. Een keer in de drie maanden werd de stand van zaken daarvan, redelijk archaïsch, vastgelegd in Excel-tabellen. We waren eigenlijk niet op zoek naar een nieuw softwaresysteem, maar toen Pepperflow ons contacteerde waren we wel meteen geïnteresseerd. We zagen namelijk dat Pepperflow goed aansluit bij onze manier van werken. De koppeling met ons boekhoudpakket was daarnaast een belangrijk voordeel. En wat ons ook aansprak was dat we als een van de eerste Vlaamse gemeenten met Pepperflow in zee zouden gaan. Dat gaf ons de mogelijkheid om mee te sleutelen aan het systeem, dat nog aangepast moest worden aan de Vlaamse situatie.’

Hoe is de implementatie verlopen?
Britt: ‘Goed, maar vooral intensief! Wat je krijgt is eigenlijk een lege doos met een groot aantal mogelijkheden. Als organisatie moet je zelf aardig wat keuzes maken. Dat vergt veel denkwerk: waar willen we naartoe? En op welke manier gaat dit systeem het beste voor ons werken? Gelukkig werden we daarin goed begeleid, met regelmatige werksessies en een vaste contactpersoon. En een hoop huiswerk!’ Jan: ‘Al met al was het een grote denkoefening. En we sloegen soms ook wel eens een denkrichting in waar we later op teruggekomen zijn. Je kunt vooraf niet altijd voorzien welke consequenties een bepaalde keuze heeft.’

Jullie gemeente is sterk in organisatiebeheersing. Hoe was het samenspel met Pepperflow op dat gebied?
Britt: ‘Organisatiebeheersing doen de meeste Vlaamse gemeenten op basis van het theoretisch kader van Audit Vlaanderen. Dat kader bestaat uit twee aspecten: een zelfevaluatie en de daaruit volgende verbeteracties. Wat wij graag wilden, is dat de verbeteracties op dezelfde manier worden opgevolgd als onze projecten en de acties uit het meerjarenplan. En dat de rapportering, zowel intern als extern, uniform zou gebeuren. Het hoofdstuk organisatiebeheersing was helemaal nieuw voor Pepperflow. Ze waren nog heel erg op zoek naar de beste manier om dat in te richten. Niet alleen voor ons, maar ook voor andere Vlaamse gemeenten. Dus daar hebben we intensief op samengewerkt. We hebben veel van elkaar geleerd!’

Dat klinkt alsof jullie veel tijd in het implementatietraject hebben gestoken.
Jan: ‘Dat is waar. Wij twee hebben hier enorm veel tijd in zitten. Dat hadden we van tevoren niet echt ingeschat, en dat is misschien maar goed ook, haha.’ Britt: ‘Ik ben blij dat we die tijd erin hebben gestoken, want dat gaat renderen. Ik ben ervan overtuigd dat we straks de vruchten gaan plukken van onze inspanningen.’ 

‘Pepperflow maakt het werk voor ons en onze collega’s veel laagdrempeliger, transparanter en minder arbeidsintensief.' – Jan Van Bogaert, hoofd van de dienst Organisatie, gemeente Sint-Katelijne-Waver

Hoe is de samenwerking met de mensen van Pepperflow bevallen?
Jan: ‘Het was heel aangenaam werken met de mensen van Pepperflow. Ik heb verschillende implementatietrajecten van software meegemaakt en ik kan wel zeggen dat dit een van de vlottere was. Qua overleg, qua toegankelijkheid en qua bereikbaarheid. Ik heb dat ook wel eens anders meegemaakt.’ Britt: ‘Doordat wij nauw betrokken waren bij het ontwikkelingsproces was het makkelijk om af en toe verbeterpunten aan te dragen, waar Pepperflow goed mee omging. Omgekeerd klopten zij ook snel bij ons aan om nieuwe dingen te toetsen.’ 

Als jullie een ontwikkelpunt zouden moeten noemen, wat zou dat zijn?
Jan: ‘De vervlaamsing van Pepperflow is iets wat wij nog zouden toejuichen. Sommige termen zijn in het Nederlands heel anders, en dat zorgt af en toe voor verwarring.’ Britt: ‘Waar ik aan denk, is het samenstellen van een stuurgroep van een aantal gemeenten. Bij de ontwikkeling van nieuwe mogelijkheden binnen Pepperflow kunnen die samen nadenken en tot een goed voorstel komen. Dat zal ook nieuwe gemeenten helpen.’

Wat is voor jullie de toegevoegde waarde van Pepperflow?
Britt: ‘Pepperflow zorgt ervoor dat onze projecten, meerjarenplanning en organisatiebeheersing allemaal op dezelfde manier worden opgevolgd. En we kunnen daar ook overzichtelijke rapporteringen van maken, die in elkaar kunnen doorvloeien: een verbeteractie die uit de organisatiebeheersing komt, kan ook leiden tot iets wat je eenvoudig meeneemt in een meerjarenplan, of andersom.’

Jan: ‘Waar meerjarenplan, projecten en organisatiebeheersing vroeger drie verschillende eilandjes waren, wordt dat nu één groot eiland waarin alles mooi samenkomt. En als je op vastgestelde momenten een rapportering moet maken, dan gaat dat volgens een hele grote uniformiteit. Dat maakt het werk voor ons en onze collega’s veel laagdrempeliger, transparanter en minder arbeidsintensief.’