Klantverhaal Gemeente Oudsbergen

Oudsbergen ligt in Belgisch Limburg, zo’n 20 kilometer van de grens met Nederland. De groene gemeente met zijn 23.000 inwoners is het resultaat van een fusie: in 2019 gingen Meeuwen-Gruitrode en Opglabbeek samen verder als Oudsbergen. Eind 2020 koos Oudsbergen voor Pepperflow om de gemeentelijke werkprocessen te stroomlijnen. Adjunct-algemeendirecteur Joris Neyens vertelt graag over die keuze.

Wat was de situatie voordat jullie met Pepperflow werkten?
‘De twee oude gemeenten hadden niet echt een systeem voor het vormgeven, uitvoeren en opvolgen van hun meerjarenplannen. Nadat zo’n plan werd gemaakt, verdween het vaak in de kast. Het bleek lastig om het meerjarenplan prioriteit te geven naast de dagelijkse werkzaamheden. Wat dat betreft leefden we nog een beetje in de Middeleeuwen.’ 

Hoe kwamen jullie op het spoor van Pepperflow?
‘Als algemeen directeur van Opglabbeek was ik al een jaar of tien op zoek naar zo’n systeem, maar dat heb ik nooit kunnen vinden. Begin 2020 heb ik dan maar zelf een systeem opgezet op basis van Trello. Dat was oké, maar nog steeds niet ideaal. Kort daarna kreeg ik een tip over Pepperflow. Daar was ik niet meteen heel happig op, want ik had net al die moeite in Trello gestoken. Ik dacht: dit moet wel heel goed zijn, wil ik me hiervan laten overtuigen. In het eerste gesprek liet Hans Vandeweyer van Pepperflow mij een aantal demo’s zien. Die namen bij mij alle twijfel weg. Ook ons managementteam zag al snel in dat Pepperflow onze gemeente enorm zou kunnen helpen.’ 

Hebben jullie Pepperflow nog vergeleken met andere systemen?
‘Ja, in diezelfde periode hebben we onder meer gekeken naar ORBA, het registratie- en rapporteringsinstrument dat een aantal grote Vlaamse steden hebben ontwikkeld. Dat systeem heeft in principe hetzelfde doel als Pepperflow. Het grote verschil is dat ORBA naar mijn gevoel eerder financieel gericht is. Dat sluit aan bij de manier waarop we in Vlaanderen onze meerjarenplannen opbouwen: vertrekkend vanuit financiën, want zo moeten we ook rapporteren aan de overheid. Maar ik zocht juist naar een grotere nadruk op uitvoering. Een nieuw systeem zou ons moeten helpen om onze plannen daadwerkelijk op te volgen. En dat doet Pepperflow heel goed.’ 

Hoe is de implementatie verlopen?
‘De implementatie is nog niet volledig afgerond: het laatste stukje, de koppeling met ons financiële systeem ‘New Horizon’ van CEVI/Logins, wordt één van de komende weken operationeel. We zijn heel tevreden over de manier waarop de implementatie tot nu toe is verlopen. Wel was het een steile leercurve voor onze beheerders. Het was best moeilijk voor hen om Pepperflow ‘onder de motorkap’ onder de knie te krijgen. Ik vind dat niet verkeerd hoor, want dat betekent ook dat het systeem voor de eindgebruikers heel eenvoudig is om mee te werken. En daar gaat het natuurlijk om.’ 

Hoe pakken jullie de uitrol binnen de organisatie aan?
‘Dat doen we heel geleidelijk. Op dit moment nemen we vooral de mensen mee die al enthousiast zijn over Pepperflow. Zij zijn als het ware de ‘proefkonijnen’ voor het leerproces. Pas als alle kinderziektes eruit zijn, richten we ons op de tweede groep medewerkers, die wat moeilijker te overtuigen zijn. Uiteindelijk willen we zo veel mogelijk mensen meekrijgen. Pepperflow moet een onderdeel worden van het dagelijkse werk van iedereen.’ 

Projectmatig werken is een belangrijk thema in Oudsbergen. Hoe helpt Pepperflow daarbij?
‘Een van onze doelen na de fusie was om meer projectgericht te gaan werken. Een mooi streven, maar het bleek lastig om dat concreet te maken. Pepperflow stelt ons nu in staat om écht projectmatig te werken. Het systeem dwingt ons namelijk om grote, abstracte ambities te vertalen in concrete acties, waar ook meteen een naam en een datum achter staat. Zo hebben we alles in Pepperflow als project ingericht. Oudsbergen is bijvoorbeeld een kindvriendelijke gemeente: het actieplan daarvoor is een strategisch document dat we oorspronkelijk in Word hebben opgesteld. Dat staat nu allemaal in Pepperflow, zodat alle betrokken medewerkers duidelijk kunnen zien wat er nog moet gebeuren en wanneer. Ook overheidsopdrachten pakken we als project aan: daarvoor moeten we steeds dezelfde tien stappen doorlopen. Pepperflow helpt om taken te verdelen, de voortgang bij te houden en tegelijk het financiële aspect in de gaten te houden. Zelfs ons introductieprogramma voor nieuwe medewerkers staat in Pepperflow. Zo krijgt iedereen dezelfde kennismaking met onze gemeente en kunnen ze meteen Pepperflow leren kennen.’ 

Hoe bevalt de samenwerking met de mensen van Pepperflow?
‘Uitstekend. Wat ik heel fijn vind is de open en eerlijke houding van onze contactpersonen. Dat is de basis voor een goede relatie. Ze staan open voor suggesties en kritiek. Relatiemanager Maurice van Dillen straalt enthousiasme uit om dingen te veranderen of te verbeteren aan hun product. Die positieve attitude waardeer ik enorm.’ 

Wat is jullie uiteindelijke doel met Pepperflow?
‘Blijvend dingen gedaan krijgen, op een manier die voor iedereen duidelijk en toegankelijk is. Ik weet zeker dat we over twee jaar een pak meer van ons meerjarenplan hebben uitgevoerd dan in vorige jaren!’