Waarom Pepperflow?Waarom Pepperflow?
Waarom Pepperflow?

Waarom Pepperflow?

Vlaanderen digitaliseert. Bij Pepperflow dragen we graag ons steentje bij aan deze positieve evolutie. Van rapportering tot projectmanagement en van organisatiebeheersing tot statistieken en indicatoren. Wij maken een mooi proces beter. Met onze SaaS-oplossing krijgt u grip op uw organisatie.

Efficiëntieverlies en een gebrek aan focus door versnippering aan informatie
Wat scheelt er dan aan de huidige weg, zonder Pepperflow? Iedere organisatie heeft een strategie. Deze strategie wordt vaak vertaald in een doelenboom met strategische speerpuntprojecten. In de publieke sector spreken we van een meerjarenplan. In de private sector spreken we van een businessplan. Op deze manier definiëren organisaties wat de richting wordt voor de komende jaren. Hierin is duidelijkheid van groot belang. Het bepaalt immers naar welke resultaten de medewerkers zullen toewerken.  Acroniemen zoals SMART of AMORE doen vaak de revue wanneer men het strategisch plan bepaalt.

Eens vastgesteld merken directies dat de zorgvuldig vastgestelde doelen moeilijk doorvertaling vinden naar de organisatie.  De doorsnee medewerker weet onvoldoende waar hun focus hoort te liggen. Zodoende neemt de waan van de dag vaak de overhand.  En uiteindelijk wordt er niet aan de juiste dingen gewerkt. De beoogde resultaten worden niet behaald, de budgetten worden steevast overschreden of deadlines worden niet gehaald. En de directie (MAT, CBS of Raad) weten onvoldoende wat de actuele stand van zaken is.

Het verkrijgen van grip gaat verder dan een financieel rapport uit het boekhoudingsysteem of een dashboard in power BI of een andere tool. Dit zijn slechts deelaspecten van het grotere geheel. De uitdaging komt nu boven water. Het probleem ligt in de versnippering van de stuurinformatie. En hier ligt onze kracht. In het samenbrengen van tal van inhoudelijke processen met hun financiële counterpart. Zonder een goed totaaloverzicht kan een ambtenaar, directielid, schepen of raadslid geen grip krijgen op het gekozen beleid. Vragen die onvoldoende gesteld worden: Kloppen de gegevens? Is alles actueel? Hebben we voldoende capaciteit? Zijn de doelen realistisch? Imagoschade of politieke schade liggen daarbij op de loer, evenals financiële risico’s en onopgemerkte fraudezaken binnen de organisatie.

Samen met onze klanten
Digitalisering en control zit al ruim 13 jaar bij Pepperflow in het DNA. Sinds de introductie van Pepperflow in België werken wij samen met onze klanten aan het optimaal digitaliseren van alle facetten die bij projectenmanagement, rapportering en organisatiebeheersing komen kijken. Middels klantendagen, surveys en kerngroepen worden alle klanten direct betrokken bij verbeteringen en doorontwikkelingen. Zo realiseren we samen een digitale verbeterslag in een groot en omvangrijk proces door de pijnpunten eruit te halen. Onze klanten delen graag hun ervaringen!

Verschillende organisaties gingen u al voor?  Hoe was de situatie voordat zij met Pepperflow werkten? En waarom hebben zij de stap gezet?
Joris Neyens (Adjunct-algemeen directeur Oudsbergen): ‘De twee oude gemeenten hadden niet echt een systeem voor het vormgeven, uitvoeren en opvolgen van hun meerjarenplannen. Nadat zo’n plan werd gemaakt, verdween het vaak in de kast. Het bleek lastig om het meerjarenplan prioriteit te geven naast de dagelijkse werkzaamheden. Wat dat betreft leefden we nog een beetje in de Middeleeuwen.’ Ik kreeg een tip over Pepperflow. In het eerste gesprek liet Hans Vandeweyer van Pepperflow mij een aantal demo’s zien. Die namen bij mij alle twijfel weg. Ook ons managementteam zag al snel in dat Pepperflow onze gemeente enorm zou kunnen helpen.’ 

Karolien Mettens (Clusterverantwoordelijke van de sector Strategie en Coördinatie Halle): ‘Zoals veel gemeenten werkten we voornamelijk met Excel om de acties uit onze meerjarenplanning van opvolging te voorzien. Eén keer per maand komen ons managementteam en het college samen om de voortgang van de meerjarenplanning te bespreken. Alles wat er tijdens dat zogenoemde beleidscollege wordt besproken, werd bijgehouden in een Excel-document. Dat bestond uit verschillende kolommen met diverse input en aanduidingen met kleuren. Je kunt je voorstellen dat dat een groot en zwaar document was, dat op een gegeven moment niet echt meer leesbaar was.’ 

Naast de voordelen die dit oplevert voor het algemeen werken aan de meerjarenplannen leverde Pepperflow ook meteen het fundament voor projectmatig werken en organisatiebeheersing. 
Joris Neyens: ‘Een van onze doelen na de fusie was om meer projectgericht te gaan werken. Een mooi streven, maar het bleek lastig om dat concreet te maken. Pepperflow stelt ons nu in staat om écht projectmatig te werken. Het systeem dwingt ons namelijk om grote, abstracte ambities te vertalen in concrete acties, waar ook meteen een naam en een datum achter staat. Zo hebben we alles in Pepperflow als project ingericht. Oudsbergen is bijvoorbeeld een kindvriendelijke gemeente: het actieplan daarvoor is een strategisch document dat we oorspronkelijk in Word hebben opgesteld. Dat staat nu allemaal in Pepperflow, zodat alle betrokken medewerkers duidelijk kunnen zien wat er nog moet gebeuren en wanneer. Ook overheidsopdrachten pakken we als project aan: daarvoor moeten we steeds dezelfde tien stappen doorlopen. Pepperflow helpt om taken te verdelen, de voortgang bij te houden en tegelijk het financiële aspect in de gaten te houden. Zelfs ons introductieprogramma voor nieuwe medewerkers staat in Pepperflow. Zo krijgt iedereen dezelfde kennismaking met onze gemeente en kunnen ze meteen Pepperflow leren kennen.’ 

Britt van den Broeck (Financieel directeur Sint-Katelijne-Waver): ‘Organisatiebeheersing doen de meeste Vlaamse gemeenten op basis van het theoretisch kader van Audit Vlaanderen. Dat kader bestaat uit twee aspecten: een zelfevaluatie en de daaruit volgende verbeteracties. Wat wij graag wilden, is dat de verbeteracties op dezelfde manier worden opgevolgd als onze projecten en de acties uit het meerjarenplan. En dat de rapportering, zowel intern als extern, uniform zou gebeuren. Het hoofdstuk organisatiebeheersing was helemaal nieuw voor Pepperflow. Ze waren nog heel erg op zoek naar de beste manier om dat in te richten. Niet alleen voor ons, maar ook voor andere Vlaamse gemeenten. Dus daar hebben we intensief op samengewerkt. We hebben veel van elkaar geleerd!’

Gemeente Nazareth betrok bij de implementatie ook direct de Raad. 
Jeffrey de Cock (Financieel Directeur Nazareth): ‘Onze raadsleden hebben we in juni meegenomen, bij de presentatie van de jaarrekening in de begrotingsapp. Ze zijn al vertrouwd met het werken op een tablet, want papierloos werken is één van onze beleidsdoelen. Ik verwacht dat ze vooral tevreden zullen zijn met de aantrekkelijke presentatie en de logische manier waarop de informatie gestructureerd is. Ze kunnen nu makkelijk navigeren naar de onderdelen die voor hen van belang zijn.’ 

-----
‘Pepperflow maakt het werk voor ons en onze collega’s veel laagdrempeliger, transparanter en minder arbeidsintensief.'  – Jan Van Bogaert, hoofd van de dienst Organisatie, gemeente Sint-Katelijne-Waver
-----

Waar ligt de toegevoegde waarde?
Karolien Mettens: ‘Pepperflow geeft al onze mensen toegang tot de hele meerjarenplanning. En het maakt de communicatie tussen de medewerkers die bij een project of taak betrokken zijn, veel gemakkelijker. Daarnaast scheelt het mij enorm veel werk. Toen we nog in Excel werkten, kreeg ik van verschillende mensen input voor het jaarverslag. Dat moest ik dan zelf knippen, plakken en samenvoegen tot één document. Nu is iedereen eigenaar van zijn of haar eigen stuk. Dat vergroot de betrokkenheid en het gevoel van verantwoordelijkheid. Bovendien kan ik met een spreekwoordelijke druk op de knop een document uit de printer laten rollen dat voor 80 procent af is. Zo wordt het maken van een officiële BBC-rapportage een fluitje van een cent. 

Britt van den Broeck: ‘Pepperflow zorgt ervoor dat onze projecten, meerjarenplanning en organisatiebeheersing allemaal op dezelfde manier worden opgevolgd. En we kunnen daar ook overzichtelijke rapporteringen van maken, die in elkaar kunnen doorvloeien: een verbeteractie die uit de organisatiebeheersing komt, kan ook leiden tot iets wat je eenvoudig meeneemt in een meerjarenplan, of andersom.’

Jan van Bogaert (Diensthoofd Sint-Katelijne-Waver): ‘Waar meerjarenplan, projecten en organisatiebeheersing vroeger drie verschillende eilandjes waren, wordt dat nu één groot eiland waarin alles mooi samenkomt. En als je op vastgestelde momenten een rapportering moet maken, dan gaat dat volgens een hele grote uniformiteit. Dat maakt het werk voor ons en onze collega’s veel laagdrempeliger, transparanter en minder arbeidsintensief.’

Heidi Declerq (Beleidsmedewerker Nazareth): ‘Dat is nog aan het groeien, zou ik willen zeggen. De vruchten daarvan moeten we nog gaan plukken. Pepperflow is een tool die ons helpt om systematisch aan onze doelstellingen te werken. Het geeft focus, hoorde ik laatst een collega zeggen.’

Jeffrey de Cock: ‘Ik denk dat Pepperflow ons ook gaat helpen om beter onze budgetten op te volgen. De koppeling met ons financiële systeem is daarvoor heel belangrijk. Wij hebben onze nek uitgestoken om die koppeling tussen Pepperflow en Cipal Schaubroeck mogelijk te maken. Ook Pepperflow heeft daar veel tijd in gestopt. Ik ben blij dat beide partijen dat zo constructief hebben opgepakt. Nu kan de informatie over beleidsopvolging en financiën echt doorstromen.’ 

Ons doel met Pepperflow is blijvend dingen gedaan krijgen, op een manier die voor iedereen duidelijk en toegankelijk is. Ik weet zeker dat we over twee jaar een pak meer van ons meerjarenplan hebben uitgevoerd dan in vorige jaren!’
- Joris Neyens, adjunct-algemeen directeur Oudsbergen

Klantcases 
Naast de hierboven genoemde voorbeelden van enkele van onze klanten hebben deze en andere lokale besturen naar tevredenheid digitale verbeterslag doorgevoerd aan de hand van Pepperflow. Klik op de button hieronder voor een overzicht van alle klantverhalen!

Lees onze klantverhalen

Een digitale oplossing voor elk lokaal bestuur
  • Loopt u als financieel beheerder aan tegen een weerwar aan Excelbestanden? 
  • Weten de verschillende afdelingen binnen uw organisatie niet wat de status is van werkzaamheden van collega's?
  • Is het moeilijk om overzicht te behouden met betrekking tot losse programma's en software?
  • Lopen statusupdates continue via mailwisselingen?

Pepperflow biedt u een integrale en digitale oplossing waarmee u een einde maakt aan alle onduidelijkheden rondom rapportering, projecten en financiële processen binnen uw organisatie. Van het opmaken van uw meerjarenplan, tot het koppelen van alle gegevens uit uw financiële systeem en van fraaie publicaties tot een overzichtelijke workflow. Vraag vandaag nog een vrijblijvende demo en wij nemen u mee in de applicatie Pepperflow en hoe deze aan kan sluiten bij uw wensen!