Klantverhaal gemeente Koksijde

Sinds 2021 werkt Koksijde, een badplaats aan de zuidkant van de Belgische kust, met Pepperflow. Wat heeft het werken met Pepperflow hen gebracht? Joeri Stekelorum, algemeen directeur van de kustgemeente, vertelt er graag over.

Wat waren de ambities van jullie organisatie voordat jullie met Pepperflow gingen werken?
‘Eigenlijk is het bij ons begonnen met de verplichte voortgangsrapportage over het meerjarenplan. Ons meerjarenplan 2020-2025 hebben we vorig jaar voor het eerst gerapporteerd naar de gemeenteraad. Dat was een puur financiële rapportage, met cijfers die uit de boekhouding kwamen. Het voornaamste werk daarvoor deden de financieel directeur en ikzelf. Maar we wilden toch ook een stapje verder gaan en de gemeenteraad inhoudelijk inlichten over de voortgang van de acties uit het meerjarenplan. Ons meerjarenplan is vrij ambitieus: het bevat meer dan vijfhonderd acties. We waren al een tijd op zoek naar een tool om dat allemaal goed te kunnen monitoren en opvolgen. Daarnaast waren wij ook bezig met het opzetten van een systeem van organisatiebeheersing. Daar wilden we ook graag een tool voor hebben, om dat op een goede, vlotte en overzichtelijke manier te doen.’

Hoe heeft de politiek gereageerd op het werken met Pepperflow?
‘Politici zijn altijd wat weigerachtig wanneer het gaat over rapporteren. Vooral naar de gemeenteraad toe. U moet uw kaarten dan volledig op tafel leggen en zeggen: hoever staan we nu met de uitvoering van ons meerjarenplan? Het is natuurlijk een van de opdrachten van de gemeenteraad om dat te gaan opvolgen. Uit onze eerste evaluatie blijkt dat iedereen heel positief is. Omdat iedereen ziet dat wat er in het meerjarenplan staat, ook echt wordt uitgevoerd en dat de voortgangsinformatie open en transparant beschikbaar is. Op die manier krijgen we uiteraard de politiek wel mee om met deze tool te werken.’

Is er voor de gemeenteraad ook iets veranderd? Kregen ze voorheen rapporten op papier en nu digitaal?
‘Ja, dat is nu precies het voordeel van Pepperflow. Ons vorige meerjarenplan is spijtig genoeg te veel in de kast blijven liggen. Men heeft dat helemaal goedgekeurd, maar de acties werden veel te weinig opgevolgd. Niemand dacht er na een jaar of twee aan om eens te kijken hoe het stond met de uitvoering van het plan. Nu is het meerjarenplan veel meer een actief document geworden: een levende basis waarop goede beslissingen worden genomen en waarvan de acties systematisch worden opgevolgd.’

Hoe hebben jullie de organisatie meegenomen in deze veranderingen?
‘Bij de eerste fase van ons veranderingstraject, de voortgangsrapportage op de acties uit het meerjarenplan, zag ik toch wel wat weerstand bij onze medewerkers. En dan kwam er met Pepperflow ook nog eens een nieuwe tool. Moeten we dat er ook nog bij nemen? We hebben al zo weinig tijd, hoorde ik vaak. Maar we zijn altijd duidelijk geweest: het kost nu wat extra werk, maar het gaat ook werk besparen. We hebben een uitgebreide en laagdrempelige opleiding voor iedereen voorzien. Maar het allerbelangrijkste was dat wij iemand hadden die de kar trok. Die aanspreekbaar was en die ook zelf mensen aansprak. Als zij bijvoorbeeld merkte dat een rapportage niet op tijd in Pepperflow werd ingediend, dan belde zij die medewerker op: ‘Ik heb gezien dat er nog niks is ingevuld. Kan ik helpen? Zal ik bij je langskomen? Dan doen we het samen.’ Vooral die persoonlijke ondersteuning vonden onze medewerkers heel fijn.’

Wat brengt het werken met Pepperflow jullie?
‘Voor mij als algemeen directeur is het vooral belangrijk om overzicht te houden, opvolging te kunnen doen en bij te sturen waar nodig. Eigenlijk het geheel kunnen bewaken: Pepperflow maakt dat heel makkelijk. Er gaan knipperlichten branden als projecten of acties niet goed lopen. Dan kan ik op tijd ingrijpen. Vroeger was het bijna niet mogelijk om dat complete overzicht te krijgen.’

‘Voor onze organisatie is Pepperflow een enorme kans om te groeien in professionaliteit en efficiëntie. Het systeem zorgt ervoor dat medewerkers eigenaar zijn van hun acties. Omdat zij erover rapporteren, voelen ze zich er ook verantwoordelijk voor dat die acties tot een goed einde gebracht worden. Uiteraard is Pepperflow ook een winst voor het college van burgemeester en schepenen. Iedere vakschepen kan zijn eigen projecten opvolgen op het moment dat hij dat wenst en projecten van collega-schepenen mee opvolgen. In één oogopslag kunnen zij zien hoe ver het staat met elk project.’

Wat zou je adviseren aan algemeen directeuren die overwegen om met Pepperflow in zee te gaan?
‘Mijn advies zou zijn: start met iets dat behapbaar is, dat begrijpelijk is. Dat mensen ook zelf resultaat kunnen zien op korte termijn. Zorg ook dat alle technische euvels verholpen zijn, dus neem een ruime periode van proefdraaien. Ik denk dat het belangrijk is om medewerkers gemotiveerd te houden en te zorgen voor een duidelijk aanspreekpunt. Zorg dat iemand vrijgesteld kan worden om de kar te trekken. Denk niet dat je zelf, als algemeen directeur, met een paar losse medewerkers de zaak op de sporen kan zetten. Je moet er echt tijd voor vrijmaken.’