"Pepperflow maakt het onze zorgcollega’s zo gemakkelijk mogelijk"

Klantverhaal Zorgpunt Waasland

   3 min.

"Pepperflow maakt het onze zorgcollega’s zo gemakkelijk mogelijk"

Zorgpunt Waasland is een samenwerking van vier gemeenten op het gebied van zorg: Beveren, Kruibeke, Sint-Niklaas en Zwijndrecht. Met woonzorgcentra, dagverzorgingscentra, dienstencentra, serviceflats, ouderenwoningen én zorg aan huis is Zorgpunt Waasland een grote speler in Vlaanderen. Hoe zijn de ervaringen van deze zorgsamenwerking met Pepperflow? We vragen het aan beleidsadviseur Liesbeth Van Raemdonck en adviseur zorg Christophe Rutten.

Jullie organisatie is begin 2019 gestart. Waarom waren jullie op zoek naar een systeem als Pepperflow?

Liesbeth: ‘Net als een lokaal bestuur werken wij met een meerjarenplan. Om de acties daaruit op te volgen, werkten we met Exceldocumenten. Dat was vrij tijdsintensief, en ook niet handig in het gebruik. Daarnaast misten we iets naar projectopvolging toe. We werkten wel met projectfiches, maar dat vonden we niet voldoende. We waren enorm zoekend naar een betere manier.’

Christophe: ‘Omdat wij voortkomen uit vier verschillende gemeenten, nam ieder ook een beetje de werkwijze van die gemeente mee. Uiteindelijk moest dat allemaal in hetzelfde document terechtkomen. Dat kostte aardig wat tijd. En wat ook meespeelde: mensen in de zorg moeten niet te veel administratie hoeven doen. Die moet je faciliteren. We wilden het voor onze collega’s zo eenvoudig mogelijk maken om hun acties en projecten bij te houden.’

Wat is het grootste verschil tussen een zorgsamenwerking en een lokaal bestuur?

Christophe: ‘Eigenlijk is er weinig verschil, denk ik. Heel het systeem van meerjarenplanning en financiën is bij ons hetzelfde als bij een gemeente. Ook werken wij met projecten en organisatiebeheersing. Alleen: de focus van onze organisatie ligt op de zorg. En zorgmedewerkers zijn doeners. Zij zijn druk met de dagdagelijkse dingen en hebben weinig ruimte voor administratieve taken. Daarom hebben we Pepperflow ook stapsgewijs aangepakt. Zeker in de zorg moet je met dit soort nieuwe dingen niet te snel willen gaan. We doen dus nog niet alles wat Pepperflow kan.’

Waarvoor gebruiken jullie Pepperflow op dit moment?

Christophe: ‘De acties uit de meerjarenplannen staan in Pepperflow. Die worden elk jaar bijgewerkt: er zijn acties die stoppen en er komen nieuwe bij. Dat is onze jaarplanning. Dat luik, dus de jaarplanning gekoppeld aan de meerjarenplannen, doen we nu volledig via Pepperflow.’

Liesbeth: ‘We kiezen vijftien grote projecten uit die we per kwartaal opvolgen. Dat zijn de prioritaire projecten. Alle andere acties worden twee keer per jaar geactualiseerd: in het midden en aan het eind van het jaar. Eind 2022 hebben we voor het eerst alle acties uit het meerjarenplan geëvalueerd. Die vijftien belangrijke projecten evalueren we ieder kwartaal met een rapport dat we bespreken met het dagelijks bestuur, de beleidsorganen en de politiek. En we zetten dat ook op intranet, zodat alle medewerkers het kunnen lezen. Zo wordt de beleidsevaluatie ook een communicatiemiddel.’

En loopt dat naar tevredenheid?

Christophe: ‘Ja. De actieverantwoordelijken krijgen een updateverzoek via e-mail. Zij zetten hun input in Pepperflow, en voor ons staat het meteen klaar. Dat verloopt allemaal vlot. Het enige wat wij doen is nagaan: heeft iedereen gedaan wat hij of zij moet doen? De kwaliteit daarvan hebben we nog niet echt getoetst. Wát iemand heeft opgeschreven, dat weten wij niet.’

Liesbeth: ‘Het is de flow die voor de kwaliteit zorgt: de input van de actieverantwoordelijke wordt nagelezen door het diensthoofd, en daarna leest er ook nog een directielid mee. In principe is het daarmee in orde. Dat gaan wij niet allemaal controleren. Dat is onbegonnen werk.


‘Pepperflow bespaart ons heel wat werk. Vroeger kreeg ik updates in uiteenlopende vormen binnen. Het was een hoop werk om dat allemaal in één document te gieten. Nu hoeven we er praktisch niets meer aan te doen. Een rapportage trekken we zo uit het systeem.’
Christophe Rutten, adviseur zorg bij Zorgpunt Waasland

Wat gaan jullie verder doen met Pepperflow?

Liesbeth: ‘We willen Pepperflow ook gebruiken voor onze projectopvolging. Dat laten we via dezelfde systematische weg lopen: de projectfiche, de planning, het budget, de bijeenkomsten. Dat zijn we nu aan het voorbereiden.’

Christophe: ‘En het laatste luik is organisatiebeheersing. De verbeteracties die uit onze zelfevaluatie komen, willen we ook als een taakgroep in Pepperflow opnemen. Zodat we die op dezelfde manier kunnen actualiseren. Ook willen we de acties linken aan de thema’s van Audit Vlaanderen. Zo kunnen we een aparte rapportering daarover meteen uit Pepperflow trekken. Dat willen we dit najaar realiseren.’

Hoe bevalt het werken met Pepperflow in de praktijk?

Christophe: ‘We zijn heel tevreden, want het bespaart ons heel wat werk. Vroeger kreeg ik de updates van acties en projecten in uiteenlopende vormen binnen. Het was een hoop werk om dat allemaal in één document te gieten, en dom werk ook. Nu hoeven we er praktisch niets meer aan te doen als we die actualisaties opvragen.’

Liesbeth: ‘Pepperflow biedt een echte meerwaarde omdat wij daarmee het overzicht heel goed kunnen bewaren. Het maakt ons werk beheersbaar. En ook vlotter, meer geautomatiseerd. Daarnaast zorgt het toewijzen van acties aan actieverantwoordelijken voor veel meer betrokkenheid. En voor de directie is het veel makkelijker om bij te sturen als een project de kleurcode rood of oranje krijgt. Dat is meteen duidelijk. Vroeger was de voortgang veel ongrijpbaarder.’

Christophe: ‘Daarnaast heeft Pepperflow een goede look and feel. Het is voor de gebruikers een fijne tool om in te werken. Dat is belangrijk voor onze collega’s. We hebben hen nog niet bevraagd over hun ervaringen, maar wat we wel kunnen zeggen is dat we weinig kritiek horen. Vroeger hoorden we vaak gemopper en gezucht. Dat is er niet meer. En dat is een goed teken.’

Updates

"Pepperflow maakt het onze zorgcollega’s zo gemakkelijk mogelijk"
  Klantverhalen 30 mei 2023

"Pepperflow maakt het onze zorgcollega’s zo gemakkelijk mogelijk"

Klantverhaal Zorgpunt Waasland

"Pepperflow helpt ons om onze projecten sneller en kwalitatiever uit te rollen"
  Klantverhalen 05 december 2022

"Pepperflow helpt ons om onze projecten sneller en kwalitatiever uit te rollen"

Klantverhaal gemeente De Panne

Alternatieve beheersrapporten ter ondersteuning van de standaard beleidsrapporten
  Blogs 02 december 2022

Alternatieve beheersrapporten ter ondersteuning van de standaard beleidsrapporten

Rapporteren in de praktijk

Hoe het beleidsportaal bijdraagt aan een begrijpelijke meerjarenplanning
  Blogs 08 november 2022

Hoe het beleidsportaal bijdraagt aan een begrijpelijke meerjarenplanning

Een transparant lokaal bestuur met een toegankelijk beleid

Het ABC van BBC
  Nieuws 12 oktober 2022

Het ABC van BBC

Een informatieve videoreeks van het ABB

Jan Post: "Een effectieve en transparante P&C-cyclus verkleint de kloof tussen de overheid en de burger."
  Blogs 30 september 2022

Jan Post: "Een effectieve en transparante P&C-cyclus verkleint de kloof tussen de overheid en de burger."

Een transparante overheid leidt tot meer vertrouwen van de burger

"Wij ervaren Pepperflow als flexibel, ondersteunend en heel dienstbaar"
  Klantverhalen 14 december 2021

"Wij ervaren Pepperflow als flexibel, ondersteunend en heel dienstbaar"

Klantverhaal Gemeente Maldegem

"Pepperflow geeft uniformiteit aan de opvolging van onze projecten, meerjarenplanning én organisatiebeheersing"
  Klantverhalen 14 juli 2021

"Pepperflow geeft uniformiteit aan de opvolging van onze projecten, meerjarenplanning én organisatiebeheersing"

Klantverhaal Gemeente Sint-Katelijne-Waver

Blog: “Van strategie naar resultaat" in twee landen
  Blogs 23 juni 2021

Blog: “Van strategie naar resultaat" in twee landen

De Vlaamse BBC en de Nederlandse P&C-cyclus. Wat zijn de verschillen? En wat kunnen we leren van elkaar?

Eerste lokale besturen live met Pepperflow Begrotingsapp
  Nieuws 23 juni 2021

Eerste lokale besturen live met Pepperflow Begrotingsapp

Lier en Nazareth zetten grote stap

"Pepperflow geeft ons focus"
  Klantverhalen 18 juni 2021

"Pepperflow geeft ons focus"

Klantverhaal Gemeente Nazareth

"Met Pepperflow beschikt iedereen over dezelfde informatie op hetzelfde moment"
  Klantverhalen 09 juni 2021

"Met Pepperflow beschikt iedereen over dezelfde informatie op hetzelfde moment"

Klantverhaal Stad Halle

"Pepperflow helpt ons om een pak meer gedaan te krijgen!"
  Klantverhalen 28 mei 2021

"Pepperflow helpt ons om een pak meer gedaan te krijgen!"

Klantverhaal Gemeente Oudsbergen

Pepperflow en Cipal Schaubroeck gaan samenwerking aan
  Nieuws 08 januari 2021

Pepperflow en Cipal Schaubroeck gaan samenwerking aan

Integratie en optimalisatie, voor de digitale BBC

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen
  Nieuws 18 december 2020

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen

Hans Vandeweyer en Maurice van Dillen aan het woord

Op de hoogte blijven?


Abonneer op de nieuwsbrief

Volg ons op LinkedIn