Een transparant lokaal bestuur met een toegankelijk beleid

Burgers, raadsleden en andere belanghebbenden van lokale besturen hebben recht op informatie en het is de taak van de administratie om die informatie te verschaffen. Dit principe is ingevoerd door de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur die doelt op een grotere transparantie van de werking van de administratieve overheid. De openbaarheid werkt in twee richtingen: van de administratie naar de bevolking (actieve openbaarheid) en van de burgers naar de administratie (passieve openbaarheid). De actieve openbaarheid krijgt concreet vorm door het opzetten en uitwerken van een informatiebeleid voor de gebruikers van de administratie, waar de passieve openbaarheid vorm krijgt via het recht op het raadplegen van bestuursdocumenten – FOD (Openbaarheid van bestuur).

Elk rapport vraagt bovendien de nodige tijd en capaciteit van de organisatie om tegemoet te komen aan de informatiebehoeften van de lezer. Op basis van deze beleidsrapporten nemen namelijk ook de raden beslissingen die een grote impact hebben op het gemeentelijk en/of algemeen belang. Het is dus belangrijk dat de beleidsrapporten de informatiebehoeften van de raadsleden op een transparante en begrijpbare wijze inlossen.

De administratie van een lokaal bestuur kan tegemoetkomen aan deze informatiebehoefte door bijvoorbeeld de onder de BBC-regelgeving vallende rapporten zoals de jaarrekening of een klimaatplan in pdf te publiceren op de gemeentelijke website.

Een rapport publiceren in pdf: voor- én nadelen
Een rapport online publiceren in pdf heeft op het eerste zicht enkel maar voordelen. Een gemiddeld pdf-document is relatief klein van omvang en hierdoor ideaal om online te plaatsen. Bovendien wordt de correcte lay-out van het document steeds weergegeven, ongeacht of het lettertype gebruikt in het document geïnstalleerd is op de computer van de lezer. Tenslotte beschermen pdf-documenten het copyright omdat de tekst niet bewerkt kan worden.

Helaas hebben pdf-rapporten ook heel wat nadelen. Rapporten lezen in pdf-formaat kan moeilijk blijken om te lezen op een computerscherm. Pdf- bestanden worden aangelegd in standaard A4-of A3 -formaat pagina's, wat geweldig is voor het afdrukken, maar de meeste computerschermen vallen ergens tussen een 4:3 en 16:9 aspect ratio (om nog maar te zwijgen over mobiele schermen), wat betekent dat de lezer veel moet scrollen doorheen pagina’s vol met witte vlakken.

Een zoekfunctie? Enkel wanneer de pdf rechtstreeks is omgezet van een elektronisch bestand, maar vaak is het pdf-rapport een scan van een fysiek document zonder enige zoekmogelijkheden. Ook is het moeilijk om online met een hyperlink te verwijzen naar een bepaalde sectie in het document. Samenvattend kan dus gesteld worden dat een pdf-rapport de informatie goed ontsluit, maar dat leesbaarheid en duidelijkheid een pdf-rapport snel op de limieten stoot. 

Het Beleidsportaal van Pepperflow
Met het online beleidsportaal wordt de informatie in elk rapport inzichtelijk en overzichtelijk voorgesteld voor de lezer. De administratie van een lokaal bestuur publiceert een rapport eenvoudig naar het online beleidsportaal: met één druk op de knop staat het rapport online, indien gewenst achter een wachtwoord.

"We hebben de jaarrekening van 2021 gepresenteerd aan de gemeenteraad via het beleidsportaal. De reacties van de raadsleden zijn heel positief. Voor hen is het zeer gebruiksvriendelijk: ze kunnen het eenvoudig op hun tablet of computer bekijken."
- Stad Lier

Bovendien is het online beleidsportaal goed doorzoekbaar met zowel een overzicht-scherm als een handige zoekfunctie. Alle documenten staan op één plek, wat de informatiebehoefte alleen maar ten goede komt. Er is eveneens veel aandacht besteed aan visuele elementen en de toegankelijkheid van het online beleidsportaal. Zo worden de basisprincipes waarneembaar, bruikbaar, begrijpelijk en robuust gerespecteerd, de principes waarop de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), versie 2.1 gebaseerd is. 

Tenslotte is een pdf-versie van elk document in het online beleidsportaal nog steeds beschikbaar als download, meteen ook in de huisstijl van het lokaal bestuur.