Klantverhaal Provincie Antwerpen

Het departement Logistiek van Provincie Antwerpen gebruikt Pepperflow om overzicht te krijgen over de lopende projecten en de bijbehorende financiën. Hoe de implementatie van Pepperflow is aangevlogen en wat het hen tot nu toe heeft opgeleverd vertelt Leslie De Backer, Departementshoofd Logistiek bij de provincie.

Vanwaar kwam de behoefte voor een tool zoals Pepperflow?
‘Wij gebruikten een aparte Excel om een overzicht te hebben over de projecten die wij uitvoeren en hun bijhorende financiën. Dat systeem liep redelijk goed, maar het breidt natuurlijk uit. Op den duur werk je met een Excel met 3500 rijen, waardoor het niet meer zo evident is om een project snel te vinden. Bijkomend heeft de provincie een Team Gebouwbeheer, die in een andere dienst werken en ook investeringsprojecten uitvoeren. Daar had ik in mijn vorige rol als Directeur Architectuur en Vastgoed al helemaal geen zicht op. Wij waren dus op zoek naar iets tweeërlei: een applicatie waarin je je projecten en stand van zaken kunt centraliseren om te kunnen rapporteren naar de verschillende stakeholders binnen de provincie, maar ook een toepassing waar mijn collega’s zelf iets aan hebben.’

Wat is precies datgene waar jouw collega’s echt iets aan hebben?
‘De financiële opvolging van de projecten is een taak van de projectleiders. Dat deden ze in detail in een aparte Excel. Ons financieel systeem is echter voor hen niet ontsloten waardoor een projectleider niet weet of het budget waar men mee werkt overeenkomt met hetgeen in het financieel systeem staat.

In Pepperflow kunnen ze gewoon hun project aanklikken, naar de tabellen gaan en direct zien: “dit is mijn projectbudget, dit heb ik in vastleggingen opgenomen en zoveel heb ik nog over”. Met één klik op de knop zien ze de financiële situatie van hun project. Daarbij corresponderen de cijfers in Pepperflow één-op-éen met die in het financieel systeem, dus ben je met veel meer mensen de financiële situatie aan het opvolgen. Als er nu nog iets niet juist staat, krijgen we direct een melding van de medewerkers.’

Hoe werken jullie momenteel met Pepperflow?
‘Maandelijks rapporteer ik de voortgang van de projecten aan verschillende stakeholders binnen de provincie. Waar ik vroeger veel tijd besteedde aan de voorbereiding van de presentatie, gebruik ik nu gewoon het projectenoverzicht uit Pepperflow. Zo hebben ze meteen een beeld van de projecten die op de verschillende sites lopen, gecombineerd met de stoplichtindicatoren voor de stand van zaken van de scope, de timing en het budget. Dit wordt erg geapprecieerd. En voor de projectleiders is het ook belangrijk om te weten waar hun input voor wordt gebruikt. Dit geeft hen de incentive om de juiste informatie aan te leveren en deze ook up-to-date te houden.’

Welke functionaliteiten zijn daarbij het belangrijkst?
‘De overzichten, de projecten en de budgetpagina zijn voor ons het belangrijkst. De projectleiders bekijken de projecten in Pepperflow heel regelmatig. De budgetpagina is erg belangrijk voor de accountmanagers, directeurs, diensthoofden en teamleiders en voor mijzelf. Waar je bij de projecten inzoomt op de financiën van dat specifieke project, kun je op de budgetpagina meerdere ramingsnummers en projecten bijeenkrijgen. Op mijn startpagina staan pins naar de budgetpagina met standaardoverzichten. Vervolgens configureer ik deze al naar gelang de informatie die ik op dat moment nodig heb. Dat zorgt ervoor dat ik direct alle cijfers heb en verder kan.’

Wat heeft het werken met Pepperflow jullie opgeleverd?
‘Het levert ons vooral overzicht en informatie op. Toen wij hiervoor werkten met Excel, was je al blij als je je project kon vinden. In Pepperflow ga je direct naar je project en je ziet de vooraf gefilterde informatie. Hierdoor leg je veel sneller verbanden en signaleer je fouten sneller. En als wij de financiën onder controle hebben, hebben de verschillende stakeholders vertrouwen in wat wij doen. Een ander voordeel is dat wij in een overleg snel iets kunnen opzoeken en openen en zo de informatie direct beschikbaar hebben. Je hoort het: ik ben heel enthousiast over Pepperflow.’

Maken er nog andere afdelingen gebruik van Pepperflow?
‘De eindgebruikers, dus de organisaties in onze provincie voor wie wij het werk doen, hebben ook toegang tot Pepperflow. Zij hebben natuurlijk ook overlegmomenten met hun stakeholders. Zij delen deze informatie terug met ons door deze op te nemen in Pepperflow. Daarvoor hebben we een aparte pagina op het project ingericht, waarop ze met een stoplichtindicator en een toelichtingsveld kunnen communiceren. Verder hebben de accountmanagers van Departement ICT toegang om overzicht te krijgen over de lopende projecten, en de IDPB (Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk) om de planningen te raadplegen te kunnen zien waar zij eventueel advies kunnen geven.

Welke tip zou je geven aan organisaties die overwegen om met Pepperflow te starten?
‘Niet twijfelen, gewoon doen! Als je een overzicht wilt hebben over de lopende projecten en bijbehorende financiën, zeker doen. Denk van tevoren wel goed na over de inrichting en stem dit goed af met zowel Pepperflow als de leverancier van het financieel systeem.’

Welke vervolgstappen willen jullie nog nemen met Pepperflow?
‘Dat is tweeledig: wij kijken naar uitbreiding op het gebied van BBC om de doelenboom voor het nieuwe meerjarenplan in te richten, en uitbreiding van rapportages. Voor de BBC heeft Koen Schepers [consultant bij Pepperflow] al een voorbeeld ingericht, dus ik kan al binnen de organisatie laten zien wat het doet.

Ook willen we de rapportagemogelijkheden uitbreiden, zoals ISO-rapportages en SDG’s (Sustainable Development Goals). Voor de SDG’s willen we de projecten categoriseren zodat we inzichtelijk kunnen maken welke initiatieven bijdragen aan welke SDG's. Maar ook de meer operationele rapportages: hoeveel projecten bevinden zich in een bepaalde fase? Hoeveel zijn er nu in uitvoering? Bij hoeveel projecten staat de stoplichtindicator op groen, oranje of rood?

Tot slot leggen wij een koppeling tussen Ultimo en Pepperflow, zodat als een projectleider de scope, timing of budget aanpast, dit ook meteen in Ultimo wordt bijgewerkt.’