Klantverhaal gemeente Wingene

Lokaal bestuur Wingene maakt sinds 2022 gebruik van Pepperflow voor de opvolging van projecten en de acties uit het Meerjarenplan. Op 1 januari 2025 fuseerde Wingene met buurgemeente Ruiselede en sindsdien vormen ze één lokaal bestuur. Een fusie tussen twee besturen vraagt niet alleen visie, maar ook structuur en overzicht. Tim Denoulet, diensthoofd Strategie en Bestuur bij de gemeente, blikt terug op het traject en vertelt hoe Pepperflow daarbij het verschil maakte.

Hoe hebben jullie de fusie organisatorisch aangepakt?
'Wij organiseerden ons voor het fusietraject in drie lagen: een stuurgroep, een projectgroep en werkgroepen. De stuurgroep nam de strategische beslissingen, gevoed door de input vanuit de projectgroep, die bestond uit de trekkers van de meer operationele werkgroepen. In de stuurgroep zaten enkel de sleutelfiguren: de burgemeesters, de algemeen directeurs en een externe begeleider. Dat maakte het sterk en efficiënt. Die structuur was cruciaal, waarbij de vertaling naar Pepperflow zorgde voor praktische houvast. Zo kreeg je in de hele organisatie medewerkers die actief met de fusie bezig waren en tegelijk ambassadeurs werden voor het traject. Zij konden collega’s helpen begrijpen: ‘wat jij doet past in dit grotere geheel en jij draagt daaraan bij.''

Wanneer kwam het idee om Pepperflow in te zetten voor het fusietraject?
'Dat is gaandeweg gegroeid. Vanuit het Programma Management Office (PMO) startten we met een opvolgingsraamwerk in Excel. Maar door met twaalf mensen tegelijk in één bestand te werken, in een lijst met vele honderden regels met uit te voeren acties, raakten we snel het overzicht kwijt. Normaal gezien maak ik bij zulke lijsten al snel de reflex naar Pepperflow, en dat hebben we ook hier gedaan. Iedereen kreeg toegang en de nodige begeleiding. Zo konden we het fusietraject gestructureerd opvolgen.'

Hoe hebben jullie Pepperflow vervolgens ingericht?
'In Pepperflow hebben we vooral het overkoepelende coördinatieniveau opgezet. Afdelingen kregen de vrijheid om dit naar eigen inzicht verder in te vullen, binnen de structuur die we hen aanboden. Het kritische pad – zaken als personeelsbeleid, en acties met juridische gevolgen – volgden we wél gedetailleerd op.'

Was er direct voldoende draagvlak binnen de organisatie voor het gebruik van Pepperflow?
'Ons management was al overtuigd van Pepperflow. De algemeen en financieel directeur gebruikten het al voor de opvolging van het meerjarenplan. Binnen de afdelingen waren verschillende diensten er ook al mee vertrouwd via projectmanagement.'

Daarnaast zagen medewerkers meteen de voordelen: wanneer je het grote Excel-bestand ernaast legde, zagen ze al snel dat Pepperflow intuïtiever is om mee te werken. Het biedt voor de eindgebruikers ook meer overzicht: ze kunnen simpelweg naar het onderdeel gaan waarvoor zij verantwoordelijk zijn en enkel daarin bezig zijn zonder te worden afgeleid door de andere onderdelen. In Excel was het vaak zoeken naar een speld in de hooiberg, terwijl je in Pepperflow de hooiberg zo klein kunt krijgen dat je de speld snel vindt.'

Welke meerwaarde had het werken met Pepperflow tijdens het fusietraject?
'Overzicht en structuur. Met clusters, projecten en taken krijg je drie lagen om overzicht te bewaren en gericht te zoeken. Door te filteren kan je bijvoorbeeld alleen de thema’s rond ‘Mens’ of ‘Personeel’ bekijken en meteen zien hoe het er op dat gebied voorstaat.

Daarnaast konden we met rapportages in Excel het totaalbeeld nog steeds delen met onze PMO. Zo hebben we de verschillende invalshoeken mooi aan elkaar geknoopt. En misschien nog belangrijker: het fusietraject gaf medewerkers die er vroeger weinig mee werkten een kans om Pepperflow echt in de vingers te krijgen.'

Welk advies zouden jullie geven aan andere besturen die een fusietraject ingaan?
'Een fusie raakt iedereen in de organisatie. Centrale opvolging en coördinatie zijn essentieel: een team dat weet waar naartoe wordt gewerkt, wat wanneer moet gebeuren en wat nodig is om te slagen. Tegelijk moet je als management of stuurgroep niet alles zelf willen bijhouden. Geef diensten verantwoordelijkheid voor hun deel en vertrouw op hun expertise. Het fusiedraaiboek van Vlaanderen is een goede houvast, ook al is dat niet exhaustief, toch staan er belangrijke aandachtspunten in. Daarnaast raad ik externe begeleiding aan: die bracht ons de nodige objectiviteit, ook richting het politieke bestuur. En vergeet niet: praat met andere fusiebesturen. Elk bestuur is anders, maar je leert altijd van elkaar.'

Welke ambities hebben jullie verder met Pepperflow?
'We willen projecten en acties uit het meerjarenplan verder integreren. In het vorige meerjarenplan bestonden ze parallel naast elkaar. Met de relatie-functionaliteit koppelden we ze aan elkaar zodat we zicht hadden welke projecten bijdragen aan welke acties, of andersom.

Met het nieuwe meerjarenplan willen we acties en projecten verder vereenzelvigen: een project dat tegelijk een actie is. Wanneer we er vanuit de structuur van het meerjarenplan naar kijken beschouwen we het als een actie, maar tegelijkertijd kunnen we het gedurende het jaar als een project opvolgen met een projectfiche en een statusrapportage. Zo kunnen we opvolgen op twee niveaus, maar hoeft informatie maar één keer ingevoerd te worden.'

Wat zal deze koppeling van acties en projecten jullie opleveren?
'Voor de gebruikers voornamelijk helderheid over wat er van hen verwacht wordt. Voor de projectleiders is het duidelijk dat wanneer zij één keer een update geven over de voortgang van een project, dat dit dan niet nog een keer hoeft te gebeuren. De informatie van het project kan direct doorstromen naar bijvoorbeeld de stand van zaken van een actie. Ik denk ook dat die helderheid de gedragenheid gaat verbeteren.

Ook op financieel gebied zal het verbetering teweegbrengen: wanneer elk project een actie in het meerjarenplan is, kun je op dat niveau eenvoudig de budgetten opvolgen. De ramingen zijn dan namelijk op actieniveau afgelijnd. Dit zal voor meer duidelijkheid en betere leesbaarheid van het rapport zorgen. Leesbaarheid is trouwens iets wat in de BBC 3.0 expliciet gevraagd wordt en ik denk dat we hiermee mooie stappen in die richting zullen zetten.'

Zijn er nog andere stappen die jullie willen nemen met Pepperflow?
'We willen organisatiebeheersing integreren in Pepperflow. In het najaar voeren we de risicoanalyse en zelfevaluatie opnieuw uit. En van daaruit willen we een nieuw beheersplan opstellen voor het grotere grondgebied van onze fusiegemeente. Net als bij de projecten zal de detailopvolging in het beheersplan worden gedaan, van waaruit bepaalde informatie naar het meerjarenplan doorstroomt. Op die manier hebben we altijd één stand van zaken die binnen de drie pijlers gebruikt kan worden. Als dat lukt maken we van de beleidscyclus, de beheerscyclus en de projectmanagementcyclus één geïntegreerd geheel.

Daarnaast willen we ons projectmanagement verder blijven verfijnen. Updates gebeuren nu vaak pas wanneer erom gevraagd wordt, terwijl actuele voortgangsinformatie veel waardevoller is. Daar ligt nog winst.'

Tot slot: heb je een persoonlijke tip die je zou willen delen?
'Pepperflow hoeft niet altijd organisatiebreed te zijn. Ik gebruik het ook voor mijn eigen dienst of voor een jaaractieplan. Dankzij de bouwstenen kun je acties slim koppelen aan beleidsdoelstellingen en projecten. Zo maak je eenvoudig de vertaalslag tussen opvolging in detail en het grotere geheel.'